Trước tầm quan trọng và tiện ích của giải pháp họp từ xa thông qua hệ thống truyền hình trên nền IP, năm 2010, Sở Thông Tin và Truyền thông đã lập Dự án xây dựng Hệ thống hội nghị truyền hình, với tổng kinh phí được UBND tỉnh phê duyệt hơn 7,8 tỷ đồng. Phạm vi xây dựng hệ thống là 16 điểm cầu, trong đó có 01 điểm đặt tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi, 15 điểm cầu khác được lắp đặt tại trụ sở làm việc của 14 UBND huyện, thành phố và Ban Quản lý Khu Kinh tế Dung Quất. Thiết bị được đầu tư tại các điểm cầu gồm: Thiết bị đầu cuối, đầu HD codec, camera, miccro, màn hình LCD. Sau 2 năm nỗ lực tổ chức triển khai, đến nay toàn bộ hệ thống với 16 điểm cầu truyền hình trong toàn tỉnh đã đưa vào khai thác sử dụng, bước đầu đã cho kết quả đáng ghi nhận.
Quảng Ngãi là tỉnh có địa bàn rộng, địa hình phức tạp với 14 huyện, thành phố. Huyện xa nhất cách trung tâm tỉnh lị khoản gần 80 km, cán bộ, viên chức của các huyện miền núi, hải đảo như huyện Lý Sơn, Sơn Tây, Tây Trà muốn dự họp tại UBND tỉnh đúng 7 giờ trong ngày thì phải khởi hành lúc 4 hay 5 giờ sáng, còn nếu để đỡ vất vả thì phải sắp xếp thời gian "xuống núi" ngay từ ngày hôm trước để dự họp cho ngày hôm sau.
Do đó, thường để đi dự họp tại TP Quảng Ngãi, các đại biểu của các huyện ở xa phải đi trước 01 ngày. Có những cuộc họp thời gian họp chỉ có 01 buổi nhưng vẫn phải triệu tập 14 huyện/thành phố về dự, rất mất thời gian và tốn kém. Đối với một tỉnh còn nghèo như Quảng Ngãi, chi phí hội nghị, họp cũng là một gánh nặng đối với ngân sách. Tình trạng này đã phần nào khắc phục nhờ vào hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến. Hệ thống cho phép tiến hành tổ chức họp, hội nghị, giao ban trực tuyến giữa UBND tỉnh và một số lãnh đạo đơn vị, sở, ban, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh thông qua môi trường mạng nhằm mục đích giảm bớt chi phí cho ngân sách, thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh.
Hơn nữa, việc ứng dụng và khai thác công nghệ truyền hình thông qua các phương tiện điện tử là cần thiết để hiện đại hoá nền hành chính của tỉnh; đưa các công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực CNTT-TT trực tiếp phục vụ bộ máy hành chính của tỉnh. Mặt khác, việc ứng dụng hệ thống này là giải pháp đồng bộ nhằm tăng tính hiệu quả công việc, bảo đảm công tác trao đổi thông tin giữa các cơ quan, các cấp được kịp thời, thông suốt và là nhiệm vụ cần phải làm để đạt được mục tiêu của Quyết định 1605/2011/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015.
Đặc biệt, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý và trao đổi ngày càng nhiều. Các vấn đề mang tính cấp bách như dịch bệnh, phòng chống thiên tai… đòi hỏi phải chỉ đạo giải quyết nhanh chóng, kịp thời từ cấp tỉnh xuống cơ sở. Nếu thời gian đi lại, họp hành của cán bộ quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, việc tổ chức họp, hội nghị để phổ biến chủ trương, bàn giải pháp với cách làm việc truyền thống của các cơ quan nhà nước, dẫn đến tình trạng họp hành quá tải. Vì thế, việc ứng dụng hình thức “hội nghị truyền hình” trong việc tổ chức họp, hội nghị của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã được dư luận cán bộ và nhân dân đồng tình ủng hộ bởi ai cũng thấy rõ tính tiện ích, hiệu quả, tiết kiệm của hình thức hội nghị, giao ban chỉ đạo kiểu mới này.
Hội nghị truyền hình không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm thời gian và chí phí, mà nó còn nâng cao chất lượng và hiệu quả của các cuộc họp bởi lẽ thông qua hệ thống có thể cung cấp kịp thời số liệu, hình ảnh 1 liên quan đến nội dung cuộc họp đầy đủ, c và chính xác c. Những kết luận chỉ đạo trong các cuộchính xác; hội nghị truyền hình vừa rõ ràng, chủ trương dứt khoát, dễ hiểu, dễ làm. Trong vòng một buổi, mọi vấn đề được các địa phương báo cáo nhanh gọn và Lãnh đạo tỉnh chỉ đạo kịp thời, chính xác. Ngoài ra, giao ban trực tuyến cũng là cách để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiện đại của người lãnh đạo. Nếu các báo cáo văn bản tại các hội nghị truyền thống được trình bày hàng chục trang giấy A4 thì giao ban trực tuyến được gút lại thành các vấn đề trọng tâm.
Để có dự án thành công như hôm nay không thể không nhắc đến sự lựa chọn công nghệ ứng dụng phù hợp, về vấn đề này, ông Nguyễn Mạnh Hùng, GĐ Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Ngãi cho biết: Là chủ đầu tư, ngay từ đầu đơn vị chúng tôi đã xác định việc đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình Quảng Ngãi phải đảm bảo sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng âm thanh, hình ảnh, độ ổn định và tính bảo mật của hệ thống. Vì thế chúng tôi đã lựa chọn công nghệ truyền hình hội nghị chuẩn HD, độ phân giải đạt từ 720p đến 1080p, cho độ nét và mịn cao, có thể nhìn rõ được ánh mắt và nét mặt của người đối thoại. Đầu tư công nghệ truyền hình hội nghị chuẩn HD, người dùng cũng không phải đối mặt với nỗi lo thay đổi công nghệ vì chất lượng.
Rõ ràng, sau thời gian khai thác và sử dụng hệ thống, những tiện ích của phương thức mới này đã được xã hội công nhận. Tuy nhiên, để hệ thống hội nghị truyền hình duy trì và phát huy hiệu quả hơn nữa, ông Nguyễn Mạnh Hùng, GĐ Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Ngãi cho biết: Trong thời gian tới, Sở sẽ tham mưu cho UBND tỉnh tiếp tục mở rộng các điểm cầu trong toàn tỉnh, có kế hoạch triển khai đến cấp xã theo chủ trương của Bộ TT&TT. Đồng thời, ban hành Quy chế và tổ chức họp thường xuyên, không dừng lại ở cuộc họp của UBND tỉnh với các huyện mà các ngành cần sử dụng hệ thống để họp với các huyện, để khai thác tối đa hiêu quả của hệ thống.
Với những kết quả đã đạt được, dự án đã hoàn thành mục tiêu đề ra, từng bước đổi mới phương thức, tăng hiệu quả hoạt động chỉ đạo điều hành của các cơ quan nhà nước trong đó có việc đổi mới phương thức hội họp và giảm thiểu chi phí cho hoạt động hành chính; đồng thời với việc áp dụng các tiến bộ khoa học về công nghệ thông tin và truyền thông vào công tác quản lý thì dự án đầu tư xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình tỉnh Quảng Ngãi đã thật sự góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế và phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội hiện nay.
Thanh Lương