Để việc giao dịch điện tử trên môi trường mạng được đảm bảo an toàn, bảo mật, được xác thực và có giá trị pháp lý thì việc sử dụng chữ ký số là rất cần thiết và quan trọng, đặc biệt là đối với công tác quản lý, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước. Bởi vì chữ ký số có thể đảm bảo 4 yêu cầu về an toàn thông tin gồm: Định danh, Bảo mật thông tin, Đảm bảo thông tin không bị biến đổi, Chống chối bỏ.
Khác với văn bản giấy với chữ ký bằng tay và con dấu thông thường, những văn bản điện tử có thể chuyển theo đường truyền internet trong một thời gian rất ngắn. Như vậy, việc ứng dụng chữ ký số và thực hiện những giao dịch điện tử mang lại nhiều hiệu quả thiết thực như: tiết kiệm thời gian, không mất thời gian đi lại, chờ đợi; tiết kiệm chi phí hành chính, không phải in ấn các hồ sơ, không cần không gian lớn để lưu trữ; việc tra cứu, tìm kiếm thông tin văn bản cũng tiện lợi giúp cho việc tổng hợp, báo cáo nhanh chóng hơn phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo được kịp thời. Mặt khác, việc ký các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ thời gian nào; công tác chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký thực hiện nhanh chóng, tiện lợi hơn góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.
Thời gian qua, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi đã phối hợp với Ban Cơ yếu chính phủ cấp hơn 1.500 chứng thư số cho các cá nhân và tổ chức của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Sở Thông tin và Truyền thông cũng đã tổ chức hơn 20 lớp tập huấn, triển khai các văn bản, chính sách liên quan đến chữ ký số và hướng dẫn ứng dụng chữ ký số trong văn bản điện tử cho các đối tượng là lãnh đạo, cán bộ chuyên trách CNTT và văn thư các đơn vị trên địa bàn tỉnh, phấn đấu triển khai đến 100% cơ quan nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện; 80% cơ quan nhà nước cấp xã, đảm bảo mục tiêu trong Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2016-2020.
Do thói quen truyền thống trong việc sử dụng con dấu và chữ ký thông thường tại các cơ quan cũng khiến cho việc triển khai thực hiện chữ ký số gặp một số khó khăn như:
- Chữ ký số là lĩnh vực mới nên nhận thức chung về vai trò của hệ thống chứng thực chữ ký số trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin chưa cao, chưa đầy đủ nên nhiều cơ quan chưa chủ động xây dựng các kế hoạch để triển khai chữ ký số trong lộ trình ứng dụng CNTT.
- Để ứng dụng chữ ký số thì việc trao đổi giữa các cơ quan nhà nước phải được triển khai hoàn toàn theo hình thức điện tử. Trong khi đó, hiện nay việc trao đổi điện tử trong các cơ quan nhà nước chỉ đang ở mức khởi đầu, chưa thực sự trở thành công cụ chính. Đối với các văn bản nhà nước, văn bản giấy với chữ ký “tươi” và “con dấu đỏ” hiện vẫn là minh chứng duy nhất cho hiệu lực của văn bản. Văn bản điện tử mặc dù đã được Chính phủ công nhận có giá trị tương đương nhưng trên thực tế người dùng chưa quen sử dụng.
- Thêm nữa là việc triển khai chữ ký số đòi hỏi phải thay đổi quy trình giải quyết và xử lý công việc, nhưng một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện.
- Bên cạnh đó cũng có những khó khăn khác như: đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT trong các cơ quan nhà nước hầu hết là kiêm nhiệm nên việc hỗ trợ người dùng tại các cơ quan đơn vị vẫn còn hạn chế, chưa kịp thời. Điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT ở một số các cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu triển khai.
Để triển khai sâu rộng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước thì trước hết lãnh đạo các cấp, các ngành phải có nhận thức đúng về ứng dụng chữ ký số trong công tác quản lý, điều hành. Hạ tầng CNTT phải được nâng cấp, hoàn thiện với hệ thống mạng hoạt động ổn định, đường truyền tốc độ cao kết nối mạng truyền số liệu hoặc mạng Internet. Nguồn nhân lực là cán bộ chuyên trách CNTT hoặc bộ phận chuyên trách CNTT của từng đơn vị phải có khả năng hỗ trợ người dùng tại đơn vị. Đồng thời công tác phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, quy định của Nhà nước đến đội ngũ cán bộ công chức, viên chức cần đầy đủ và kịp thời.
Các cơ quan, đơn vị cần có hệ thống các quy trình giải quyết và xử lý công việc, quy định, quy chế về quản lý, lưu trữ và sử dụng văn bản trong ứng dụng chữ ký số của đơn vị mình.Từng cá nhân, đơn vị tăng cường ứng dụng CNTT, trao đổi văn bản điện tử, đẩy mạnh việc ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dụng trong các giao địch điện tử, từng bước thay thế các giao dịch truyền thống giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh.
Bảo Hy